Dos pesadelos do Excel às mudanças evolutivas: como a Williams F1 transformou seus processos

Imagine construir um carro de Fórmula 1 por milhões de levas com uma ferramenta digital mais adequada para criar listas de compras. Essa é a realidade que a nova gestão da Williams F1, James Vowles e Pat Fry, enfrentará em 2023. Em vez de um sofisticado sistema em nuvem, a equipe conta com uma única e enorme planilha Excel para controlar as impressionantes 20.000 peças em seus veículos de corrida. .

Vowles chama a tabela de “ridícula”, destacando suas falhas:

• Incapacidade de navegar: com 20.000 linhas, a pasta de trabalho torna-se pesada e difícil de encontrar informações específicas.
• Falta de dados críticos: faltam detalhes importantes como preço, disponibilidade e prazos de entrega, tornando decisões informadas um verdadeiro desafio.
• Fluxos de trabalho ineficientes: Encomendar uma peça de carro, como uma asa dianteira de 400 peças, por exemplo, torna-se um trabalho de adivinhação devido à falta de informações prontamente disponíveis.

Vowles não está errado. Embora alguns ainda argumentem que um guru do Excel poderia fazer maravilhas com tal arquivo, a Fórmula 1 impõe um ritmo e um nível de complexidade que o Excel simplesmente não conseguia controlar. Os carros modernos de Fórmula 1 exigem um rastreamento preciso das peças em todas as etapas – desde o pedido até a inspeção – uma tarefa impossível para uma planilha básica.

A dependência de sistemas desatualizados não é exclusiva da Williams. Em 2017, a mídia notou acidentalmente que a equipe Renault F1 estava usando uma planilha Excel com mais de 77 mil linhas. A integração de sistemas díspares de design, fabricação e rastreamento de estoque cria desafios intransponíveis para o produto Microsoft.

Vowles não está pronto para aceitar o status quo. Sua principal prioridade é a modernização tanto das tecnologias dos carros quanto dos processos de trabalho da equipe. A nova administração está fazendo um investimento multimilionário em um novo sistema de pedidos de peças que substituirá as dores de cabeça da equipe pelo MS Excel. Não se trata de um investimento pequeno, com o qual os financiadores da equipa apoiaram o tecto do orçamento da equipa, fixado em 109 milhões de libras. No entanto, Vowles vê a mudança como a chave para obter uma vantagem competitiva – um décimo de segundo pode custar-lhe a derrota em qualquer corrida.

A transição não parece ter sido fácil. A implementação de grandes mudanças tecnológicas e culturais leva tempo. O inverno de 2023/24 é um período de adaptação para a equipe, mas a esperança é que, depois de engolir a pílula amarga, Williams colha os frutos de seu trabalho no final da temporada. Vowles admite que levará até três anos para que a equipe se adapte totalmente ao novo ambiente e opere com eficiência máxima.

A história de Williams serve de lição para qualquer organização que se apegue a sistemas ultrapassados. Embora o Excel tenha o seu lugar, em um ambiente de alto desempenho ele pode se tornar um obstáculo. A introdução de ferramentas modernas e a melhoria dos fluxos de trabalho são essenciais para permanecer competitivo. Afinal, na Fórmula 1 mesmo pequenas melhorias podem fazer uma enorme diferença no resultado final.